Comprender el rol del Importer of Record es vital para que tus operaciones internacionales no enfrenten demoras ni problemas legales.
Cuando una eCommerce decide escalar a nivel internacional, debe lidiar con el sistema normativo de cada país al que desea llegar, y para lograrlo de manera exitosa, necesita el respaldo de un Importer of Record que le garantice un proceso de importación que no se vea obstaculizado.
A pesar de que las marcas entienden la importancia de cumplir determinados parámetros, no siempre existe claridad sobre a quién tienen que recurrir ni bajo qué condiciones, lo cual puede llegar a limitar sus intenciones de expansión.
El presente post pretende informar a los equipos de tiendas online acerca del rol del Importer of Record con el fin de que puedan escoger a uno de manera informada y preparar su estrategia de importación. Toma nota.
¿Qué es un Importer of Record?
Un Importer of Record (IOR) o Importador Registrado, es la entidad o persona responsable de garantizar que la mercancía importada cumpla con todas las normativas del país de destino, como el pago de aranceles y la presentación de documentación aduanera.
Asimismo, el IOR se coordina con los agentes logísticos, se asegura de que los códigos arancelarios estén correctos y de que los productos no infrinjan ninguna regulación del lugar al que entrarán, en especial, si se trata de artículos como cosméticos, alimentos o electrónicos.
Esto es relevante en un contexto en el que el eCommerce transfronterizo está ganando fuerza, pues, de acuerdo con Capital One Shopping, se espera que para el 2028 alcance los 5,06 billones de dólares.
Diferencias entre un IOR y un consignatario
El consignatario es el encargado de recibir los productos; no tiene obligaciones legales frente a las autoridades aduaneras, salvo que también actúe como IOR. En cambio, el Importer of Record es quien asume la responsabilidad legal de que la importación se realice conforme a las normas de la región, independientemente del propietario o el destinatario final de la mercancía.
¿Quién puede ser el IOR en una operación internacional?
La respuesta varía según el país, pero debe tratarse de una entidad con presencia legal y fiscal en el territorio de destino; puede ser una filial de la propia marca, un partner logístico con autorización, o un tercero especializado en ofrecer dicho servicio.
Lo importante es que demuestre que está preparado para asumir esa responsabilidad y disponga tanto de la capacidad operativa suficiente, como del conocimiento normativo para cumplir con las exigencias aduaneras.
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Riesgos operativos y fiscales de un IOR mal seleccionado
Mercancía detenida en frontera: Cuando se trabaja con un IOR sin registro legal válido en el país receptor, la aduana no autoriza el ingreso de los productos, lo cual se traduce en demoras operativas, gastos extras por almacenamiento y, en muchos casos, pedidos cancelados por incumplimiento de los tiempos de entrega prometidos.
Declaraciones incorrectas o incompletas: Si el Importer of Record presenta información errónea acerca del contenido y valor de la mercancía, las autoridades pueden imponer sanciones, verificaciones adicionales o ajustes tributarios. El problema es que los errores se suelen detectar después de que la mercancía ya ha ingresado al mercado, factor que dificulta su resolución y genera incertidumbre en futuras operaciones.
Gestión fiscal deficiente: En varios mercados, el IOR debe estar formalmente registrado ante el fisco local para declarar y pagar los impuestos asociados a la importación. Cuando esta responsabilidad no se cumple, la marca queda expuesta a auditorías, sanciones, e incluso, a la imposibilidad de volver a operar en ese país bajo las mismas condiciones.
Asumir que un IOR sirve para todos los países: No porque un IOR opere bien en un país, quiere decir que la misma estrategia funcionará en otro, ya que las condiciones legales cambian por completo de región en región. Confiarse puede comprometer la entrada de toda una campaña de producto o temporada.
Pérdida de control operativo y reputacional: La falta de coordinación entre el IOR y los equipos internos puede derivar en una toma lenta de decisiones e información incompleta. En mercados internacionales nuevos, donde cada interacción cuenta, este tipo de conflictos no solo entorpece la operación diaria, sino también debilita la percepción de fiabilidad ante clientes y socios estratégicos.
¿Cómo evaluar a un IOR desde el día uno?
A continuación, te compartimos algunos puntos que te serán de ayuda a la hora de identificar si un IOR es lo suficientemente competente para hacer match con tu negocio y realizar ventas en el extranjero.
Familiaridad con el tipo de producto que vendes: No todos los Importer of Record conocen las implicaciones de manejar, por ejemplo, cosmética, o suplementos alimenticios.
Cobertura real: Es habitual que garantice tener presencia en varios países, pero al momento de operar, todo se canaliza con terceros sin trazabilidad.
Capacidad para asumir riesgos: Un buen IOR va a destacarse por su respaldo legal y operativo al momento de responder en caso de auditorías, inspecciones o disputas con la autoridad. Si eso no está cubierto en el contrato o si sus procesos no están documentados, es una alerta.
Disponibilidad para colaborar con tu equipo: Un Importer of Record que no comparte información o que actúa como caja negra, dificultará la toma de decisiones.
Checklist para elegir a tu IOR
Si ya te encuentras en una fase más avanzada y necesitas estar seguro de que el IOR al que has escogido es el indicado, lleva contigo estas preguntas a tu próxima entrevista con él para que obtengas claridad sobre su capacidad técnica, forma de trabajar y su nivel de compromiso:
- ¿Tiene experiencia documentada en tu industria y con productos similares?
- ¿Está registrado ante las autoridades fiscales y aduaneras del país destino?
- ¿Asume la responsabilidad legal completa de la importación o la comparte con terceros?
- ¿Cuenta con infraestructura local o subcontrata a otros actores?
- ¿Cuál es su proceso en caso de auditorías o revisión de mercancía?
- ¿Cómo asegura el cumplimiento continuo en mercados con regulaciones aduaneras cambiantes?
- ¿Qué nivel de visibilidad operativa ofrece a tu equipo?
Recuerda: la experiencia se nota. En caso de que alguna respuesta sea evasiva, ambigua, o esté sujeta a condiciones difíciles de controlar, lo mejor será que retomes la búsqueda.
¡Arranca tu estrategia!
Planéala a detalle y con anticipación, sumando las fuerzas de un Importer of Record con las características que se han abordado a lo largo del post y mantente alerta de los focos rojos, pues la elección que tomes va a impactar de lleno en tu negocio.
Si estás en ese momento de expansión y buscas un socio que te apoye con tu logística internacional, te invitamos a que contactes a Cubbo para saber más sobre su servicio de IOR y te enteres por qué es el partner indicado.
